21 consejos para organizar su oficina y hacer más cosas


Usted puede pensar que no tiene tiempo para organizar su oficina, pero si realmente supiera cuánto tiempo le costó esa desorganización, lo reconsideraría. Reorganizar y mover pilas de vez en cuando no cuenta. Tampoco lo hace la limpieza de su escritorio, si usted desliza el desorden en un recipiente, o un cajón de escritorio. Un espacio de oficina relativamente limpio y ordenado abre el camino para una mayor productividad y menos pérdida de tiempo.


La organización de su oficina no va a robarle mucho tiempo, se puede hacer un poco a la vez. De hecho, mantener una oficina organizada es mucho más eficaz si la tratas como un proyecto en curso, en lugar de un asalto masivo. Por lo tanto, si está listo para comenzar, los siguientes consejos le ayudarán a transformar su oficina en un espacio de trabajo eficiente.

Excelentes consejos para organizar su espacio de oficina

En este articulo vamos a repasar 21 consejos para organizar mejor su oficina, ser mas productivo y no perderse entre el desorden y la maraña de documentos que se suelen  acumular encima de la mesa de oficina y en las estanterías.

    1. Purga tu oficina – Despeja el desorden, vacía, destruye, deshazte de todo lo que no necesites o quieras. Mira a tu alrededor. ¿Qué no has usado en mucho tiempo? Tome un área a la vez. Si no funciona, envíelo a reparar o tíralo. Si no lo has usado en meses y no puedes pensar en cuándo lo necesitarás, entonces se va. Esto va para los muebles, equipos, suministros, etc. No se olvide de las chucherías, plantas (reales o artificiales), y las decoraciones – si están cubiertas de polvo y hacen que su oficina se vea mal, son un juego limpio.
    2. Reunir y redistribuir – Reúna todos los artículos que no están donde pertenece y póngalos donde está.
    3. Establezca “zonas” de trabajo – Decida qué tipo de actividad ocurre en cada área de su oficina. Usted probablemente tendrá un espacio de trabajo principal (probablemente su escritorio,) un área de referencia (armario de archivo, estantes, carpetas) y un área de suministro (closet, estantes o cajones).
    4. Proximidad cercana – Posicione el equipo y los suministros que más utilice a su alcance. Las cosas que usted usa raramente se pueden almacenar o guardar.
    5. Obtenga una buena etiquetadora – Elija una etiquetadora que sea fácil de usar. Tómese el tiempo para etiquetar estantes, recipientes, cestas y cajones. No sólo le recordará dónde van las cosas, sino que también ayudará a otros que puedan tener la necesidad de encontrar, usar o guardar cualquier cosa en su espacio de trabajo.
    6. Revise su sistema de archivos – A medida que avanzamos completamente a la era digital, la necesidad de almacenar archivos en papel ha disminuido. ¿Qué puede hacer su tienda digitalmente? ¿Estás duplicando archivos? Es posible que pueda eliminar algunos de los archivos y carpetas que ha utilizado en el pasado. Si está almacenando archivos en el equipo, asegúrese de realizar copias de seguridad regulares. Algunos consejos rápidos para crear un sistema de archivo sin problemas:
    7. Cree una carpeta de reunión – Ponga todos los “temas a discutir” allí junto con los elementos que necesitan ser entregados, informes que necesitan ser dados, etc. Esto le ayudará a estar preparado para las reuniones y le ahorrará estrés en el incluso que una reunión se mueva hacia arriba.
    8. Crear una carpeta WOR – Muchos de nuestros papeles sucios son cosas que están en espera hasta que alguien más responde o actúa. Corralícelos en una carpeta WOR (Waiting on Response). Revíselo cada pocos días para ver las acciones pendientes que usted puede necesitar para el seguimiento.
    9. Despeje su escritorio – Quítelo todo, límpielo completamente y vuelva a poner sólo aquellos artículos que son esenciales para el uso diario.
    10. Organice su Mesa de oficina – Ahora que ha agilizado su escritorio, es una buena idea organizarlo. Utilice organizadores de escritorio o contenedores para organizar los artículos en su escritorio. Use bandejas para papeles, contenedores para artículos pequeños.


  1. Organice sus cajones – Ponga los artículos usados juntos en el mismo espacio del cajón, sellos con sobres, almohadillas adhesivas con blocs de notas, etc. Use organizadores de cajones para pequeños artículos – clips de papel, tachuelas, etc. Use un cajón separado para los artículos personales.
  2. Bandejas de entrada separadas – Si trabaja regularmente con otras personas, cree una carpeta, bandeja o bandeja de entrada para cada uno.
  3. Despeja tus montones – Esperemos que con tu nueva oficina organizada, ya no crearás montones de papel, pero todavía tienes que clasificar los viejos. Atraviese la pila (poco a poco si es necesario) y colóquela en el lugar apropiado o tírela.
  4. Clasificar el correo – No se limite a pegar el correo en una pila para clasificar o disparar y sacar las piezas que necesite ahora mismo. Ordénelo tan pronto como lo consiga – Actuar, Leer, Archivar, Delegar o entregar. .
  5. Asigne fechas de descarte – No es necesario que conserve cada pedazo de papel indefinidamente. Marque en los archivos o documentos cuando se puedan tirar o destruir. Algunos documentos legales o financieros deben conservarse durante un período de tiempo específico. Asegúrese de saber cuáles son esos requisitos.
  6. Cajas de almacenamiento – Utilice cajas de almacenamiento económicas para guardar archivos archivados y sacarlos del espacio de archivo actual.
  7. Cajas de revistas – Utilice cajas de revistas o carpetas para almacenar revistas y catálogos que realmente desee almacenar. Por favor, asegúrese de que realmente los necesita para referencia o investigación, de lo contrario reciclarlos o regalarlos.
  8. Carpeta de lectura – Designe un archivo para los artículos y documentos impresos que desee leer que no sean urgentes.
  9. Archivar archivos – Cuando un proyecto esté completo, guarde todos los materiales juntos y archívelos. Mantenga sus “carpetas de trabajo” para proyectos en progreso.
  10. Ordene el escritorio – Al final del día, es aconsejable limpiar y ordenar su escritorio para que pueda empezar a trabajar al día siguiente.
  11. Archive semanalmente – No deje que su archivo se acumule. Ponga sus papeles en la carpeta “To File” y archívelos todo una vez a la semana.

Estos son algunos consejos útiles y prácticos, póngalos en práctica, todos o algunos. La cantidad de esfuerzo que usted pone en crear y mantener un área de trabajo eficiente dará sus frutos. En vez de pasar tiempo buscando cosas y barajando montones, usted podrá pasar su tiempo… bien… trabajando.

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