Como equipar una sala para reuniones

Según un estudio que pudimos leer recientemente, de media, pasamos 40 años de nuestra vida en la oficina, 16 de ellos en reuniones. Así que no hace falta decir que este espacio de trabajo colectivo debe ser cómodo y estar bien diseñado. Aquí tienes algunos consejos para diseñar tu sala de reuniones, el lugar donde se cocinan las grandes ideas y los grandes proyectos de tu negocio.

Con estos simple pasos vas a conseguir un ambiente de trabajo distinto y mas productivo, que al fin y al cabo de es de lo que se trata. Atrás quedaros aquellas salas tristes, oscuras y apáticas que las que hasta se hacia dificil trabajar

Índice

    Planifica bien el espacio de la sala de reuniones

    Antes de lanzarte a comprar muebles, piensa en la configuración del espacio que quieres transformar en una sala de reuniones. Su distribución dependerá de varios criterios: superficie total, número máximo de usuarios, tamaño de las superficies de trabajo, mobiliario auxiliar necesario, etc. La idea es que el espacio sea lo suficientemente grande como para que todos puedan moverse libremente entre la mesa y las paredes.

    Otro punto importante es el espacio personal. Para los intercambios relajados y dinámicos, no se trata de estar como sardinas en una caja. Una sala de reuniones debe ser agradable y respetuosa con el espacio vital de todos. Para ello, deja al menos 60 cm para cada persona en posición de escucha y entre 60 y 70 cm para las personas en posición de trabajo (tomando notas, utilizando un portátil, etc.). Para la comodidad de todos, también se recomienda instalar buenos sistemas de calefacción o refrigeración según la época del año.

    La iluminación también debe favorecer la concentración y la buena visibilidad en todas las situaciones. Sería bueno tener una luminosidad general similar a la de la luz natural.

    Elegir los muebles y sillas adecuados para una sala de reuniones

    En esto siempre insistimos, que si bien hay que cuidar el diseño, el precio y el conjunto en general, aquí debemos prestar mucha atención a la ergonómica. En definitiva se trata de encontrar el mix entre lo bonito, barato y la calidad

    Sillas para salas de reunión

    Ya sea en una reunión, en una presentación o en una sesión de brainstorming. Para que funcionen bien, es importante que los clientes se sientan acogidos. Los asientos cómodos son una prioridad en este sentido. Para los asientos ocasionales, la calidad estándar puede ser suficiente. Pero si la reunión es de más de una hora, cuidado, es mejor invertir en sillas de reunión articuladas. Si tus invitados se centran en la incomodidad de los asientos, lo que rápidamente provoca dolor de espalda, su concentración no será óptima.

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    Mesas para salas de reuniones

    Estos son esenciales. Deben crear un ambiente amistoso entre los participantes. Tu elección dependerá de tus necesidades y del espacio disponible. ¿Hay mesas de reunión cuadradas, redondas, ovaladas y modulares? Madera, vidrio… Hay una amplia gama de opciones y muchos factores a tener en cuenta. Piénsalo bien antes de hacer tu compra.

    Orden y limpieza

    Una sala de reuniones debe estar ordenada. El equipo móvil puede deslizarse bajo la mesa o se pueden proporcionar armarios de almacenamiento, como armarios de puertas correderas o estantes de pared.

    Es posible que la empresa no tenga espacio suficiente para varias salas de reuniones. Los muebles modulares pueden ser una solución si eliges artículos que satisfagan todas las necesidades: muebles desmontables, muebles apilables, muebles con ruedas, lámparas regulables, etc.

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    Tener en cuenta las nuevas herramientas digitales

    Los tiempos cambian y la digitalización de las empresas a raíz de la pandemia del Covid-19, ha cambiado en muchas empresas la forma de trabajar y de reunirse. Hay que tener en cuenta las nuevas necesidades

    Reuniones en grupo

    Hay muchas soluciones innovadoras y alegres para dinamizar tus reuniones: caballetes de mesa, murales móviles, pizarras blancas, carteles gigantes? Intenta también optimizar el espacio de circulación, ya que los participantes, sobre todo si se trata de una reunión de brainstorming, tenderán a levantarse y moverse durante la reunión. También puedes instalar una nevera de agua o una máquina de café para hacer más agradables las pausas informales.

    Presentaciones por Videoconferencia

    Las reuniones de presentación pueden ser aburridas, pero si la sala es agradable, el punto de partida ya es diferente. Puedes montar un videoproyector en el techo o en la pared. A continuación, tienes que encontrar un lugar para la pantalla: normalmente se coloca en un extremo de la mesa de reuniones. Lo ideal es que esté al menos a 1,5 m de la mesa. El énfasis debe ponerse en la visibilidad de cada orador. Esto se puede conseguir con una buena iluminación y un equipo de sonido adecuado. Un pequeño detalle: es importante equipar la sala con suficientes enchufes y salidas para evitar percances.

    Espacios para reuniones informales

    Las reuniones no planificadas ocurren siempre. ¿Tienen lugar en un rincón de la oficina, en el pasillo, delante de la máquina de café? Cualquier oportunidad es buena para conocer a un colega, para revisar un nuevo desarrollo o un proyecto en curso.

    Para facilitar estas reuniones, las empresas crean cada vez más zonas de reunión en espacios abiertos. También es cada vez más habitual colocar mesas altas con taburetes entre el mobiliario de la empresa para facilitar las reuniones improvisadas que no implican estar sentado durante mucho tiempo.

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